Mate iT – Digital Architects

Software that follows your business — not the other way round

We build your digital work environment.

Orders, inventory, customers, accounting — we bring the tools your business actually depends on into one system your team enjoys using. From 400+ mid-market projects since 2019. One contact. No agency jungle.

Book initial consultationSee services

● 30 min initial call · free · discovery day only when both sides want it.

400+
Projects
20+
Years
4
Platforms
100%
Mid-market

Selected clients

  • 01I-CLIP
  • 02Reifen24
  • 03Haselherz
  • 04Excase
Live · Odoo · Mate iT GmbH
Odoo ERP Dashboard

Zertifizierter Partner

Partnerstatus aktiv
  • Zoho Authorized Partner — Mate iT GmbH
  • weclapp — Certified Partner
  • Odoo Ready Partner — Mate iT GmbH
  • Shopify Select Partner — Mate iT GmbH Shopify Select Partner — Mate iT GmbH
  • Microsoft
  • Google

The problem

Your tech stack grew, it wasn't planned.

Most mid-market companies face the same question today: how do I turn three dozen tools into a working system? Our answer: architecture first, software second.

  • 01

    Fragmented tool stack

    Shop, ERP, CRM, and marketing live in separate worlds. Excel fills the gaps. Nobody sees the whole picture.

  • 02

    Manual handoffs

    Orders are retyped, inventory is estimated, tickets get lost in inboxes. Scaling becomes expensive.

  • 03

    AI stays a buzzword

    Everyone talks about AI, but none of it actually lands in your workflows. Concrete leverage exists today — it's just not used.

TL;DR: Mate iT integrates fragmented enterprise software (ERP, CRM, shop, AI) into one system with clear processes, real-time data, and automated handoffs.

Leistungen · 10 Disziplinen

Zehn Disziplinen. Ein Architekturplan.

ERP, CRM, KI, E-Commerce, Web, Helpdesk, Telefonie, Cloud, Security und IT-Dienstleistung — nicht als Modulbaukasten, sondern als integriertes Gesamtbauwerk. Ein Ansprechpartner für die gesamte digitale Arbeitsumgebung.

01 · Systemkern · Meist gebucht

ERP-Systeme

Bestellungen, Kunden, Lager, Buchhaltung — alles in einer Software statt in fünf Programmen. Wir richten Ihnen das passende System ein und schulen Ihr Team.

→ Schluss mit Excel-Chaos.
Kernleistung

02 · KI-AGENTEN

KI-Agenten

Wir lassen den Computer machen, was Sie heute manuell machen. E-Mails sortieren, Belege auslesen, Routine-Anfragen vorbereiten — sauber, nachvollziehbar, eingebettet in Ihre vorhandene Software.

→ Mehr Zeit für das Wesentliche.

03 · CRM

CRM-Lösungen

Alle Kundeninformationen an einem Ort: Wer hat wann was gekauft, wer hat angefragt, wer braucht eine Erinnerung. Schluss mit gelben Klebezetteln und Mails, die niemand findet.

→ Kein Kunde geht mehr verloren.

04 · E-COMMERCE

E-Commerce

Ein Online-Shop, der mit Ihrem Lager spricht. Bestellungen kommen direkt im System an, Bestände sind immer aktuell, niemand muss zwischen Programmen wechseln.

→ Verkaufen ohne Schreibarbeit.

05 · HELPDESK

Helpdesk

Ein Ticketsystem, in dem keine Kundenanfrage mehr verlorengeht. KI hilft beim Vorsortieren, Ihr Team antwortet schneller — auch wenn das Team mal kleiner ist.

→ Kundenservice, der mitwächst.

06 · WEBDESIGN

Webdesign

Eine Website, die nicht nur schick aussieht, sondern auch Anfragen bringt — und die direkt in Ihrem CRM landen, nicht im E-Mail-Posteingang.

→ Eine Website, die für Sie verkauft.

07

Cloud Telefonie

Telefon und Computer arbeiten zusammen. Anrufer-Nummer wird erkannt, Notizen landen direkt beim Kunden im System, niemand sucht später Zettel zusammen.

→ Jeder Anruf ist im System.

08

Cloud Services

Microsoft 365 oder Google Workspace — wir richten ein, was Ihr Team täglich braucht: E-Mail, Kalender, Dateien teilen. Sicher, mit klaren Berechtigungen, von jedem Gerät erreichbar.

→ Stabile Basis. Überall verfügbar.

09 · IT-SECURITY

IT-Security

Schutz vor Hackern, Datenverlust und unliebsamen Überraschungen. Wir kümmern uns um Backups, Berechtigungen, Schulung Ihres Teams — pragmatisch, nicht paranoid.

→ Sie schlafen ruhiger.

10 · IT-DIENSTLEISTUNG

IT-Dienstleistung

Der Klassiker: Neuer Mitarbeiter braucht Laptop und E-Mail-Adresse, Drucker streikt, WLAN ist zu langsam. Ein Ansprechpartner für all das, der versteht, wie Ihr Geschäft funktioniert.

→ Ein Partner. Alles im Griff.
Alle Leistungen besprechen Transparente Aufwandsschätzung nach Blueprint

Why Mate iT?

What sets us apart.

01 One contact

No agency jungle.

ERP, CRM, AI, shop, cloud, security — all under one roof. You talk to one team, not five vendors. Integrations are our job, not yours.

02 Blueprint first

Plan before code.

We write the architecture first — data flows, integrations, scope, transparent effort estimate. Implementation only starts after you approve the plan. No black box, no surprises.

03 Operations included

We stay after Go-Live.

Architects don't just build — they maintain the building. Hypercare, SLA support, continuous evolution. We're not gone after 8 weeks; we've only just arrived.

Proof · Referenzen

Kunden, die uns ihr Fundament anvertraut haben.

Projekte umgesetzt
0
Jahre Erfahrung
0
Kernplattformen tief beherrscht
0

Auswahl Referenzen

Highlight Case

I-CLIP

· weclapp ERP-Einführung
· Warenwirtschaft & Lager
· Buchhaltung integriert
Von Shopware 5 auf Shopify, weclapp als ERP, Graumarktprozesse automatisiert — eine digitale Arbeitsumgebung, die mitwächst.
Case-Studie lesen

Stimmen unserer Kunden

„Die Einführung von weclapp war für uns ein Wendepunkt. Mate iT hat unsere Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung in einem ERP zusammengeführt — sauber, dokumentiert und ohne Produktionsstillstand. Wir haben heute endlich eine einzige Wahrheit über alle Bestände und Aufträge."
AK
Athanasios Katartzis Leitung Verwaltung · Flux Design Products GmbH (I-CLIP)
„Mate iT hat unser Helpdesk auf ein neues Level gehoben — mit echten KI-Features, die Tickets vorqualifizieren und Antworten vorschlagen. Unser Support skaliert heute, ohne dass wir das Team vergrößern mussten. Genau die Art Lösung, die man als Mittelständler sucht."
HS
Hendrik Salewski Geschäftsführer · Goodwheel GmbH (Reifen24)
„weclapp als Backbone, Shopify als Frontend — und dazwischen ein vollautomatisiertes Fulfillment, das Mate iT für uns gebaut hat. Bestellungen fließen heute durch, ohne dass jemand etwas anfassen muss. Genau das, was wir gebraucht haben, um zu wachsen."
EE
Ebru Erkunt Geschäftsführerin · Haselherz
„Mate iT hat weclapp bei uns eingeführt und sauber an unseren Shop angebunden. Vom Bestelleingang bis zum Versand läuft alles in einem System. Das Team versteht nicht nur die Tools, sondern auch unser Geschäft — und genau das macht den Unterschied."
BO
Burak Onur Geschäftsführer · EXCASE GmbH & Co. KG

Unser Prozess

Wie Digitale Architektur entsteht.

Vier Phasen, klar getrennt. Keine Blackbox, keine Überraschungen im letzten Sprint.

  1. 011 Tag · kostenlos

    Vermessung

    Discovery

    Ein Workshop-Tag mit den Entscheidern. Wir kartieren den bestehenden Tool-Stack, benennen Bruchstellen und priorisieren nach Business-Impact. Ergebnis: klares Problem-Statement.

  2. 022–4 Wochen

    Blaupause

    Blueprint

    Ziel-Architektur, Datenflüsse, Integrationspunkte. Ein schriftliches Konzept mit Scope, Zeitleiste und transparenter Aufwandsschätzung — bevor eine Zeile Code geschrieben wird.

  3. 038–16 Wochen

    Errichtung

    Build

    Setup, Migration, Integration. Kurze Zyklen mit laufendem Review. Sie sehen früh, was funktioniert — und was angepasst werden muss. Keine Blackbox.

  4. 04Fortlaufend

    Instandhaltung

    Betrieb

    Hypercare nach Go-Live, SLA-basierter Support, kontinuierliche Weiterentwicklung. Architekten bauen nicht nur — sie halten das Gebäude instand. Für immer.

Mid-page · Direct conversation

Your blueprint is waiting.

30-minute first call · 1-day discovery workshop · 2–4 weeks for the blueprint. Afterwards, you'll know whether we're the right partner — and we'll know whether we can really solve the problem.

Book first call — 30 min. +49 7721 807 8009

Team · Mate iT GmbH

People who take architecture seriously.

We are a small, decisive team based in Villingen-Schwenningen — founded in 2019, working worldwide. When you work with us, you talk directly to the people who also build.

  • matthias-grdan — Managing Director Nº 01

    matthias-grdan

    Managing Director

    Strategy · Odoo · weclapp · Zoho · Shopify · AI

  • martin-deutinger — Digital Architect Nº 02

    martin-deutinger

    Digital Architect

    Odoo · weclapp · Zoho · Shopify

  • selma-jankovski — BackOffice & Procurement Nº 03

    selma-jankovski

    BackOffice & Procurement

    Order processing · Suppliers · Customer service

  • DG Portrait pending Nº 04

    daniela-grdan

    Accounting & Administration

    Finance · Administration · Master data

Meet the team

Fragen & Antworten

Häufig gefragt.

Falls Sie Ihre Frage hier nicht finden: ein Anruf klärt meistens mehr als fünf FAQ-Einträge.

  • 01

    Wie lange dauert ein typisches ERP-Projekt mit Mate iT?

    Zwischen 8 und 20 Wochen, abhängig von Komplexität und Migrationsvolumen. Ein Discovery-Workshop am Anfang klärt Scope, Risiken und Go-Live-Fenster — erst danach quotieren wir fest.

  • 02

    Was kostet die Zusammenarbeit mit Mate iT?

    Wir arbeiten mit transparenter Aufwandsschätzung nach Blueprint — kein Pauschalangebot ohne Plan. Discovery (1 Tag) ist kostenlos. Nach dem Blueprint erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung mit Scope, Zeitleiste und nachvollziehbaren Aufwänden. Für Betrieb und Weiterentwicklung nutzen wir Tages- oder Retainer-Modelle.

  • 03

    Welche Plattform empfehlen Sie — Zoho, weclapp oder Odoo?

    Das hängt vom Geschäftsmodell ab. Zoho glänzt bei Breitenabdeckung und Preis, weclapp bei B2B-Handel und deutscher Steuer-/DATEV-Welt, Odoo bei stark individualisierten Prozessen. Wir empfehlen nach Analyse, nicht nach Partner-Provision.

  • 04

    Wann sind KI-Agenten sinnvoll — und wann nicht?

    Sinnvoll bei wiederkehrenden, datennahen Aufgaben: First-Level-Support, Angebotsentwürfe, Produktdaten-Pflege, interne Recherche. Weniger sinnvoll, wenn Prozesse noch nicht standardisiert sind — dann bauen wir zuerst die Basis, bevor ein Agent auf Chaos aufsetzt.

  • 05

    Was passiert nach dem Go-Live?

    Wir begleiten den Betrieb: Hypercare-Phase direkt nach Go-Live, anschließend SLA-basierter Support, kontinuierliche Weiterentwicklung und regelmäßige Reviews. Unser Selbstverständnis: Digitale Architekten bauen nicht nur — sie halten auch das Gebäude instand.

Let's sit down together

Let's talk about your bottleneck .

30 minutes of Zoom or phone. You tell us, we listen, sort along. Only when both sides are convinced do we go further.

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