weclapp + Shopify Fulfillment-Automation bei Haselherz

Ausgangslage

Haselherz ist eine D2C-Marke im Premium-Lebensmittel-Bereich — kleine, kuratierte Sortimente, hochwertig produziert, mit treuer Stammkundschaft, die sich von der Marke führen lässt. Wachstum kommt bei Haselherz nicht durch Mass-Marketing, sondern durch konsistente Qualität und Wiederkaufsraten — was bedeutet: das Bestellvolumen steigt langsam aber stetig, und bei besonderen Anlässen (Saisons, Kampagnen) gibt es echte Spitzen.

Als wir bei Haselherz angefangen haben, lief das Fulfillment so: Bestellung kam im Shopify-Shop, wurde händisch auf einer Liste markiert, jemand prüfte die Zahlung, druckte das Versandlabel über das DHL-Portal, schrieb den Versand zurück in den Shop und die Rechnung wurde am Tagesende manuell erstellt. Fünf Schritte, jeder einzelne handgeführt, jeder einzelne anfällig für Fehler oder Vergessen.

In der Vergangenheit hat das funktioniert, weil die Bestellzahlen klein waren. Aber mit dem Wachstum wurde klar: jeder zusätzliche Bestellanstieg bedeutete entweder mehr Personal — oder eine echte Automatisierung. Personal ist im D2C-Lebensmittel-Markt teuer und schwer zu finden, also war die Antwort klar.

Discovery & Architektur

Die Discovery war kurz, weil das Bild eindeutig war. Drei Entscheidungen haben das Setup geprägt:

1. weclapp als ERP-Backbone, nicht der Shop. Bestände, Einkauf und Rechnung gehören ins ERP — der Shop ist nur die Verkaufsoberfläche. Das ist die gleiche Architektur-Entscheidung wie bei I-CLIP und Excase, und sie ist im D2C besonders wichtig: Cross-Channel-Verkauf (Shop + Marktplätze + Direkter Verkauf) braucht zentrale Bestände.
2. Shopify als bewährte Storefront beibehalten. Haselherz hatte bereits eine etablierte Shopify-Präsenz mit guter SEO und treuer Kundenbasis — ein Replatforming wäre teuer und ohne klaren Nutzen gewesen. Die Shopify-Customizations werden weiterverwendet, weclapp kommt als ERP-Schicht dahinter.
3. Fulfillment durchgängig automatisieren. Jeder der fünf manuellen Schritte hatte einen automatisierbaren Pfad — wir haben sie zu einem einzigen Workflow zusammengefasst, der vom Shopify-Bestelleingang bis zur Tracking-Mail an den Kunden komplett ohne menschliche Hand läuft.

Implementation

Wir haben mit der weclapp-Stammdaten-Migration begonnen — Artikel, Lieferanten, Konditionen, Bestandsdaten. Bei Haselherz war das vergleichsweise einfach: das Sortiment ist überschaubar, die Lieferanten-Liste eindeutig. Die Arbeit lag in der sauberen Modellierung der Verpackungs-Einheiten — ein Artikel kann in unterschiedlichen Größen verkauft werden, was sich in den Beständen, Konditionen und Versand-Gewichten niederschlägt.

Im zweiten Schritt haben wir die Shopify-↔-weclapp-Brücke gebaut. Eingehende Bestellungen werden via Webhook ins weclapp gepusht, dort als Auftrag angelegt, in den Versand-Pool eingereiht. Die Bestand-Synchronisation läuft bidirektional: weclapp ist Master für Bestände, jeder Verkauf reduziert sofort den Shopify-Lagerstand, jeder Wareneingang erhöht ihn.

Der eigentliche Hebel war die Versand-Automation. Wenn die Zahlung verifiziert ist (das macht Shopify selbst), löst weclapp eine Kette aus: Versandlabel über die DHL-API erzeugen, Tracking-Nummer in den Shopify-Auftrag zurückschreiben, Tracking-Mail an den Kunden senden, Rechnung erzeugen und in der DATEV-Schnittstelle bereitstellen. Bei DPD analog. Eine einzige Konfiguration, mehrere Versanddienstleister.

Sonderfälle haben wir explizit ausgesteuert: Bestellungen über einer Schwelle (Anti-Betrug), Auslandsversand mit Zollerklärung, Retouren — alles drei landet auf separaten Workflows, die menschlichen Eingriff brauchen. Wichtig war: der Default-Pfad ist vollautomatisch, der manuelle Pfad ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Ergebnis

Heute laufen Bestellungen von Shopify-Eingang bis zur Versand-Bestätigung vollautomatisch. Die fünf manuellen Schritte sind auf null reduziert. Die Geschäftsführerin sieht in weclapp jeden Tag die offenen Aufträge, Bestände und Liquidität — auf einen Blick, ohne aus drei Systemen zusammenklauben zu müssen.

Das Wachstum von Haselherz ist seit der Einführung weitergegangen — und das Operations-Team ist nicht gewachsen. Skalierungs-Reserve ist da: das aktuelle Setup würde einen 10-fachen Bestellanstieg mitmachen, ohne dass jemand etwas Grundlegendes ändern müsste. Genau das ist der Punkt von ERP-Architektur — sie soll nicht das aktuelle Volumen abbilden, sondern das mögliche.