weclapp-Setup und Shop-Synchronisation bei Excase

Ausgangslage

Excase ist ein etablierter B2B-Anbieter im Industrie-Bereich mit eigenem Online-Shop. Klassische Mittelstand-Konstellation: gewachsenes Geschäft, etablierter Kundenstamm, ein Sortiment, das über die Jahre breiter geworden ist. Der Shop hatte sich als Vertriebskanal bewährt — aber das Backend hinter dem Shop hatte mit dem Wachstum nicht Schritt gehalten.

Konkret hieß das: der Shop hatte sein eigenes Bestands-System, weil das ursprünglich die einfachste Lösung gewesen war. Die Warenwirtschaft (das ältere Lagerprogramm) hatte ihr eigenes Bestands-System. Beide Systeme wurden manuell synchronisiert — eine Person prüfte regelmäßig, ob die Stände noch übereinstimmten, und korrigierte Differenzen. Bei jeder Bestellung mussten zusätzlich Status-Updates händisch in beide Systeme nachgepflegt werden.

Das Problem: Doppelpflege ist nicht nur teuer, sie ist auch unzuverlässig. Datenstände driften regelmäßig auseinander, vor allem in Spitzenzeiten oder wenn jemand krank wird. Im B2B ist ein falsch ausgewiesener Bestand teurer als im B2C — wenn ein Industriekunde eine Bestellung bestätigt bekommt und der Artikel in Wahrheit nicht lieferbar ist, kostet das Vertrauen.

Discovery & Architektur

Der Discovery-Workshop war ein klassischer „Welt-Quadrat”-Termin: Vertrieb, Lager, Buchhaltung, Geschäftsführung. Die Hauptfrage war nicht „brauchen wir ein neues ERP?” — die war schon vorher klar — sondern „wie führen wir es ein, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden?”.

Drei Architektur-Entscheidungen haben das Setup geprägt:

1. weclapp wird die führende Quelle. Bestände, Konditionen, Kundenstammdaten leben im ERP. Der Shop ist Datenkonsument, nicht Datenproduzent. Damit ist die Frage „welches System hat recht?” für immer beantwortet.
2. Echtzeit-Sync, nicht Batch-Sync. Statt den Shop nachts mit Beständen zu beladen (was bei Tagesgeschäft zu Inkonsistenzen führt), läuft die Sync via Webhooks bidirektional. Eine Bestellung, ein Wareneingang, eine Retoure — alles spiegelt sich in beiden Systemen innerhalb von Sekunden.
3. Konsistenz-Check als Sicherheitsnetz. Wir trauen Webhooks nicht blind — ein verlorener Webhook würde Daten-Drift erzeugen, der erst Wochen später auffallen kann. Stündlicher Abgleich gleicht beide Systeme ab und meldet Differenzen.

Implementation

Phase 1 war Stammdaten-Migration: Artikel, Lagerbestände, Kunden, offene Aufträge, Konditionen. Bei Excase war besondere Aufmerksamkeit auf B2B-Konditionen nötig — Großhandelskunden bekommen unterschiedliche Preisstaffeln, Sonderkonditionen, individuelle Zahlungsziele. Diese Logik haben wir sauber in weclapp modelliert, sodass jeder Vertrieb-Mitarbeiter die korrekten Konditionen sieht ohne nachfragen zu müssen.

Phase 2 war die Shop-Anbindung. Eingehende Bestellungen werden über die Shop-API in weclapp übernommen — automatisch als Auftrag angelegt, dem richtigen Kunden zugeordnet, in den Versand-Pool eingereiht. Bestandsänderungen in weclapp werden in Echtzeit zurück zum Shop synchronisiert. Retouren werden über einen separaten Workflow zurück verbucht: Wareneingang in weclapp → Bestandserhöhung → Sync zum Shop.

Phase 3 war die Buchhaltung. Mit weclapp als zentralem ERP läuft die DATEV-Übergabe direkt — Rechnungen werden automatisch erzeugt, im DATEV-Format exportiert, der Steuerberater hat einen sauberen Datenstrom. Vorher war das ein manueller monatlicher Abgleich; jetzt läuft es täglich.

Schulung war intensiv, weil das Team im Tagesgeschäft mit dem ERP arbeiten muss. Wir haben pro Rolle (Vertrieb, Lager, Buchhaltung) zwei Sessions angeboten — die ersten direkt vor dem Go-Live, die zweiten zwei Wochen danach für Detail-Fragen. Nach der zweiten Session war klar: das System läuft, das Team hat es im Griff, weiterer Schulungsaufwand wäre Over-Engineering.

Ergebnis

Heute ist die Doppelpflege bei Excase abgeschafft. Eine Bestellung wird einmal erfasst und läuft durch — Lager, Versand, Rechnung, DATEV. Bestände sind in Shop und ERP identisch, der Konsistenz-Check meldet seit Monaten keine Differenzen. Das Vertriebsteam sieht für jeden Kunden auf einen Klick die korrekten Konditionen und den aktuellen Bestand.

Was uns an dem Case gefällt: er hat keine Sensation. Es gab kein neues Geschäftsmodell, keine spektakuläre Innovation — Excase wollte ein sauber laufendes ERP, das Shop und Warenwirtschaft endlich verbindet. Das haben wir geliefert. Architektur, die einfach funktioniert, ist die unspektakulärste und gleichzeitig nützlichste Form von IT-Arbeit.