ERP-Einführung und Shop-Migration bei I-CLIP

Ausgangslage

I-CLIP ist eine Marke der Flux Design Products GmbH — schlanke Wallets und Card-Holder, „Made in Germany”, weltweit vertrieben über eigene Shops und ein Netzwerk autorisierter Distributoren. Premium-Position, kleine Stückzahlen pro Variante, hohe Margen — ein Geschäftsmodell, das von präzisen Beständen und sauberer Distribution lebt.

Als wir bei I-CLIP angefangen haben, sah die Tech-Landschaft so aus: Shopware 5 als Online-Shop, ein älteres Lagerprogramm für die Warenwirtschaft, Excel für die internationale Distribution, eine separate Datenbank für die Graumarkt-Kontrolle und die Buchhaltung beim Steuerberater. Fünf Inseln, kein gemeinsames Datenmodell. Bestellungen wurden vom Shop in Excel exportiert, händisch im Lagerprogramm erfasst und am Monatsende manuell mit der Buchhaltung abgeglichen.

Das Problem war nicht, dass es nicht funktionierte. Es funktionierte — aber zu dem Preis, dass eine Person quasi Vollzeit damit beschäftigt war, Daten zwischen Systemen zu schieben. Und Shopware 5 lief auf das offizielle End-of-Life zu: ohne Sicherheits-Patches, mit immer mehr Plugin-Inkompatibilitäten, und ein Upgrade auf Shopware 6 hätte ähnlich viel gekostet wie eine Migration auf eine neue Plattform.

Discovery & Blueprint

Wir haben mit einem zweitägigen Discovery-Workshop vor Ort begonnen — Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung waren am selben Tisch. Drei Erkenntnisse aus diesen zwei Tagen haben die ganze Architektur geprägt:

1. Die Quelle der Wahrheit muss das ERP sein, nicht der Shop. Bestände, Preise, Konditionen, Kundenstammdaten — alles im ERP, alles andere zieht von dort. Wenn der Shop die führende Datenquelle ist, multipliziert sich jeder Datenfehler über alle Kanäle.
2. DACH-Mittelstand braucht DACH-Software. weclapp ist in Karlsruhe entwickelt, hat eine native DATEV-Schnittstelle, und ist mit B2B-Großhandel, Konditionspflege und Mehrlager-Logik vertraut — genau das, was I-CLIP für die internationale Distribution gebraucht hat.
3. Graumarkt ist ein eigenes Problem. Ein verkauftes Item muss zurück zum Auftrag verfolgbar sein — aber der Workflow darf keine zusätzliche Arbeit für den Versand bedeuten. Die Lösung musste minimal-invasiv sein.

Das Ergebnis war ein Blueprint mit drei klaren Bausteinen: weclapp als ERP-Backbone, Shopify als neue Storefront mit vollständiger SEO-Übernahme aus Shopware 5, und ein schlanker Connector zur Graumarktdatenbank, der beim Versand automatisch das Label mit dem Auftrag verheiratet.

Implementation

Die ERP-Einführung lief in drei Phasen über sechzehn Wochen. Phase 1 war Stammdaten-Migration: Artikel, Kunden, Lieferanten, offene Aufträge, historische Bestände. Wir haben die Daten aus dem Lagerprogramm exportiert, gegen aktuelle Bestände abgeglichen und sauber in weclapp importiert — mit einem klaren Mapping von alten zu neuen Artikelnummern.

Phase 2 war die Prozess-Einrichtung in weclapp selbst: Bestellannahme, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungslegung, DATEV-Übergabe. Wir haben die internationale Distribution mit Konditionsketten, Mehrlager-Logik und länderspezifischen Steuersätzen modelliert. Schulung lief parallel — jede Rolle (Vertrieb, Lager, Buchhaltung) bekam ihre eigene zweistündige Session mit dem System, das sie tatsächlich benutzen würden.

Phase 3 war Shopify und der Graumarkt-Connector. Die Shop-Migration lief hinter den Kulissen: Shopify-Installation, Theme-Aufbau, Produkt-Sync mit weclapp via REST-API, Redirect-Map von alten Shopware-URLs auf neue Shopify-URLs (für die SEO-Übernahme — wichtigste einzelne technische Maßnahme der ganzen Migration), und schließlich der Live-Switch an einem Wochenende.

Der Graumarkt-Connector ist absichtlich klein: Er hört auf das Versand-Event in weclapp, nimmt die Label-Nummer und den Auftrag, schreibt beides in die Graumarkt-Datenbank. Mehr nicht. Keine UI, keine Reports, keine zusätzlichen Workflows — die Datenbank existierte bereits, sie wird jetzt nur noch automatisch befüllt statt händisch.

Ergebnis

Heute hat I-CLIP eine einzige Wahrheit über alle Bestände und Aufträge — egal ob ein Item über den Shop, über einen Distributor oder direkt B2B verkauft wird. Doppelpflege ist abgeschafft. Die Person, die vorher Vollzeit Daten zwischen Systemen geschoben hat, hat heute Zeit für die Aufgaben, die sie eigentlich machen sollte. Und die SEO-Übernahme war so vollständig, dass die organischen Rankings nach der Shop-Migration nicht eingebrochen sind — was bei Replatforming-Projekten dieser Größenordnung die Ausnahme ist.

Was wir an diesem Case besonders mögen: Es ist kein Hochstapel-Projekt. Wir haben nicht das Geschäftsmodell von I-CLIP transformiert — die Marke hat sehr genau gewusst, was sie ist und was sie braucht. Wir haben das Fundament sauber gezogen, die Insellösungen abgeschafft und die Graumarkt-Frage mit dem kleinstmöglichen Eingriff gelöst. Das ist die Art von Architektur-Arbeit, für die wir antreten.