Industrija · Werbeagentur
ERP & CRM für Werbeagenturen
Stundenerfassung, Projekt-Margen, Retainer-Verträge, Kreativ-Briefings — Agenturen sind operativ komplex, aber softwaretechnisch oft chaotisch. Das geht besser.
Pain Points
S čime se tvrtke u ovoj industriji muče.
- Stundenerfassung läuft über Excel oder ein vergessenes Tool — niemand sieht in Echtzeit, wo Projekte aus dem Budget laufen.
- Retainer-Verträge mit monatlichen Stunden-Kontingenten werden händisch nachgehalten — Über- oder Unterstunden gehen unter.
- Vertrieb arbeitet im CRM, Projekt-Team in Asana/Trello, Buchhaltung in DATEV — Daten driften regelmäßig auseinander.
- Mitarbeiter-Auslastung ist nicht sichtbar — wer hat noch Kapazität, wer ist überbucht?
Tech Stack
Naš tipični tech-stack.
Zoho One ODER Odoo
End-to-End: CRM, Projekt-Tracking, Stundenerfassung, Rechnung, DATEV
Zoho Projects / Odoo Projects
Projekt-Briefings, Aufgaben, Deadlines, Time-Logs
Cloud-Telefonie + Helpdesk
Eingehende Anrufe und Tickets dem Projekt zuordnen
DATEV-Anbindung
Rechnungen mit Projektzuordnung, sauber an den Steuerberater
Outcomes
Što dobivate na kraju.
- 01 Projekt-Marge in Echtzeit sichtbar — pro Projekt, pro Kunde, pro Mitarbeiter.
- 02 Retainer-Stunden-Verbrauch automatisch getrackt — Kunde sieht Live-Stand, Über-/Unterstunden klar dokumentiert.
- 03 Mitarbeiter-Auslastung pro Woche im Dashboard — Kapazität für neue Aufträge wird planbar.
- 04 Rechnungslegung vom Projekt automatisiert — keine Excel-Liste mehr für die Buchhaltung.
Detalji
Industrija u detalju.
Was macht Agentur-IT besonders?
Werbeagenturen sind operativ komplex, aber softwaretechnisch oft chaotisch. Das hat Gründe: Agentur-Geschäft ist projekt-getrieben mit hoher Varianz (jedes Projekt anders), die Mitarbeiter-Kosten sind der größte Posten (jede ungetrackte Stunde frisst Marge), und die Kunden-Beziehungen sind langfristig (Retainer-Verträge mit monatlichen Kontingenten sind die Regel). Das alles in Excel zu führen ist üblich — aber bei 10+ Mitarbeitern wird es schmerzhaft.
Die typische Pain-Point-Konstellation: Vertrieb arbeitet im CRM, Projekt-Team in Asana/Trello, Stundenerfassung in einer eigenen Tabelle, Buchhaltung in DATEV — und niemand sieht das Gesamtbild eines Projekts. Marge entsteht aus Differenzen, die niemand transparent berechnet, Retainer-Über- oder -Unterstunden gehen unter, Mitarbeiter-Auslastung ist nicht planbar.
Unser typisches Setup
Wir bauen für Werbeagenturen ein End-to-End-System auf Basis von Zoho One oder Odoo — die Wahl fällt im Discovery-Workshop. Beide bringen CRM, Projekt-Tracking, Stundenerfassung, Buchhaltung und DATEV-Anbindung in ein System. Was wir typisch hinzufügen: eine Cloud-Telefonie für CRM-Calls, ein Helpdesk für eingehende Kunden-Anfragen, und eine sauber konfigurierte Retainer-Logik mit automatischem Stunden-Tracking gegen das Monats-Kontingent.
Der eigentliche Hebel ist nicht das Tool, sondern die Datenmodellierung: Jeder gebuchten Stunde wird eindeutig ein Projekt, eine Aufgabe, ein Mitarbeiter und ein Kunde zugeordnet. Damit fließt jede Stunde direkt in die Marge-Berechnung, in die Rechnungslegung, in die Auslastungs-Statistik. Excel-Tabellen sterben aus.
Wann das passt
- Sie sind eine Werbeagentur, Marketing-Agentur, Branding-Studio mit 5–50 Mitarbeitern.
- Stundenerfassung und Projekt-Marge sind heute nicht transparent oder fehleranfällig.
- Sie haben Retainer-Kunden mit monatlichen Stunden-Kontingenten.
- Sie arbeiten heute in 3+ Tools, die nicht miteinander reden.
Wenn das passt — schreiben Sie uns.
FAQ
Pitanja iz ove industrije.
Zoho One oder Odoo — was passt besser für eine Werbeagentur? +
Zoho One gewinnt typisch bei Agenturen mit starkem Vertriebs- und Marketing-Fokus — wenn das CRM, die Marketing-Automation und die Customer-Journey wichtige Rollen spielen. Zoho Projects + CRM + Books + Desk passt da perfekt zusammen. Odoo gewinnt, wenn die Projekt-Logik komplexer ist (Phasen, Sub-Projekte, Branding-Workflows mit Approval-Stufen) oder wenn Sie Open-Source-Souveränität wollen. Beide funktionieren — die Wahl fällt im Discovery-Workshop.
Wie wird Stundenerfassung im System gehandhabt? +
Mitarbeiter loggen Stunden direkt im Projekt-Tool (Zoho Projects oder Odoo Projects) — mit Zuordnung zu Projekt, Aufgabe und Tätigkeitsart. Die Stunden fließen automatisch in die Marge-Berechnung (Sollstunden vs. Iststunden) und in die Rechnungs-Vorbereitung. Mobile App ist Pflicht — Stundenerfassung am Mac/PC bleibt liegen, am Smartphone klappt's.
Wie funktionieren Retainer-Verträge im Setup? +
Ein Retainer ist im System ein wiederkehrender Vertrag mit monatlichem Stunden-Kontingent. Stunden, die ein Mitarbeiter auf den Retainer-Kunden bucht, werden automatisch gegen das Kontingent gerechnet. Über- und Unterstunden werden monatlich in einem Report angezeigt — der Account-Manager kann mit dem Kunden klar besprechen, wo das Kontingent steht. Erneuerungs-Erinnerungen 30 Tage vor Vertragsende automatisch.
Wie sieht die Einführung typisch aus? +
Eine Werbeagentur mit 10–30 Mitarbeitern setzen wir typisch in 8–12 Wochen auf. Discovery 2 Wochen, Stammdaten-Migration und Setup 3–4 Wochen, Projekt- und Stundenerfassung-Konfiguration 2 Wochen, Schulung 2 Wochen, Hypercare 1–2 Wochen. Wir empfehlen, mit einem Pilot-Projekt zu starten — die Einführung läuft parallel zum Tagesgeschäft.