Industrija · Reklamna agencija
ERP i CRM za reklamne agencije
Praćenje vremena, marže projekata, retainer ugovori, kreativni briefovi — agencije su operativno složene, ali u softveru često kaotične. Može i bolje.
Pain Points
S čime se tvrtke u ovoj industriji muče.
- Praćenje vremena ide preko Excela ili zaboravljenog alata — nitko ne vidi u realnom vremenu gdje projekti probijaju budžet.
- Retainer ugovori s mjesečnim kvotama sati prate se ručno — over- ili under-sati prolaze nezamijećeno.
- Prodaja radi u CRM-u, projektni tim u Asani/Trellu, računovodstvo u DATEV-u — podaci se redovito razilaze.
- Iskorištenost tima nije vidljiva — tko ima kapaciteta, tko je preopterećen?
Tech Stack
Naš tipični tech-stack.
Zoho One ILI Odoo
End-to-end: CRM, praćenje projekata, evidencija vremena, fakturiranje, DATEV
Zoho Projects / Odoo Projects
Briefovi projekata, zadaci, rokovi, evidencija vremena
Cloud telefonija + helpdesk
Dolazni pozivi i tiketi dodjeljuju se projektu
DATEV integracija
Računi s dodjelom projekta, čisto kod poreznog savjetnika
Outcomes
Što dobivate na kraju.
- 01 Marža projekta vidljiva u realnom vremenu — po projektu, po kupcu, po članu tima.
- 02 Potrošnja retainer sati automatski praćena — kupac vidi live status, over/under sati jasno dokumentirani.
- 03 Iskorištenost tima po tjednu u dashboardu — kapacitet za nove narudžbe postaje planabilan.
- 04 Fakturiranje iz projekta automatizirano — nema više Excel liste za računovodstvo.
Detalji
Industrija u detalju.
Što čini IT za agencije posebnim?
Reklamne agencije su operativno složene, ali u softveru često kaotične. Razlozi postoje: agencijski posao je projektno vođen s velikim varijacijama (svaki projekt drugačiji), troškovi članova tima su najveća stavka (svaki nepraćeni sat jede maržu), a odnosi s kupcima su dugoročni (retainer ugovori s mjesečnim kvotama su pravilo). Vođenje svega toga u Excelu je uobičajeno — ali kod 10+ članova tima postaje bolno.
Tipična konstelacija pain-pointova: prodaja radi u CRM-u, projektni tim u Asani/Trellu, evidencija vremena u vlastitoj tablici, računovodstvo u DATEV-u — i nitko ne vidi cjelokupnu sliku projekta. Marža se rađa iz razlika koje nitko transparentno ne računa, retainer over- ili under-sati prolaze nezamijećeno, iskorištenost tima nije planabilna.
Naš tipični setup
Za agencije gradimo end-to-end sustav na Zoho One ili Odoou — odluka pada u discovery radionici. Oboje donose CRM, praćenje projekata, evidenciju vremena, računovodstvo i DATEV integraciju u jedan sustav. Što tipično dodajemo: cloud telefoniju za CRM pozive, helpdesk za dolazne korisničke upite, i čisto konfiguriranu retainer logiku s automatskim praćenjem sati prema mjesečnoj kvoti.
Stvarna poluga nije alat, nego modeliranje podataka: svaki proknjiženi sat jednoznačno je dodijeljen projektu, zadatku, članu tima i kupcu. Svaki sat zatim direktno teče u izračun marže, fakturiranje i statistiku iskorištenosti. Excel tablice izumiru.
Kad ovo odgovara
- Vi ste reklamna agencija, marketinška agencija, brending studio s 5–50 članova tima.
- Praćenje vremena i marža projekta danas nisu transparentni ili su skloni pogreškama.
- Imate retainer kupce s mjesečnim kvotama sati.
- Danas radite u 3+ alata koji međusobno ne razgovaraju.
Ako odgovara — pišite nam.
FAQ
Pitanja iz ove industrije.
Zoho One ili Odoo — što više odgovara reklamnoj agenciji? +
Zoho One tipično pobjeđuje za agencije s jakim prodajnim i marketinškim fokusom — kad CRM, marketing automation i customer journey igraju važne uloge. Zoho Projects + CRM + Books + Desk savršeno se uklapaju. Odoo pobjeđuje kad je logika projekta složenija (faze, podprojekti, brending workflow-i s koracima odobrenja) ili kad želite open-source suverenost. Oboje radi — odluka pada u discovery radionici.
Kako se rješava praćenje vremena u sustavu? +
Članovi tima upisuju sate direktno u alat za projekte (Zoho Projects ili Odoo Projects) — dodijeljene projektu, zadatku i tipu aktivnosti. Sati automatski teku u izračun marže (planirani vs stvarni sati) i pripremu računa. Mobilna aplikacija je obavezna — praćenje vremena na Macu/PC-u se odgađa, na pametnom telefonu funkcionira.
Kako rade retainer ugovori u setupu? +
Retainer je ponavljajući ugovor s mjesečnom kvotom sati u sustavu. Sati koje član tima knjiži na retainer kupca automatski se broje prema kvoti. Over- i under-sati se mjesečno prikazuju u izvješću — account manager može jasno raspraviti status kvote s kupcem. Podsjetnici za obnovu 30 dana prije kraja ugovora automatski.
Kako tipično izgleda rollout? +
Reklamnu agenciju s 10–30 članova tima tipično postavljamo u 8–12 tjedana. Discovery 2 tjedna, migracija matičnih podataka i setup 3–4 tjedna, konfiguracija projekata i evidencije vremena 2 tjedna, obuka 2 tjedna, hypercare 1–2 tjedna. Preporučujemo početak s pilot projektom — rollout teče paralelno s dnevnim poslovanjem.