Uvođenje ERP-a i migracija trgovine kod I-CLIP-a

Početna situacija

I-CLIP je marka tvrtke Flux Design Products GmbH — vitki novčanici i držači kartica, „Made in Germany”, distribuirani po cijelom svijetu kroz vlastite trgovine i mrežu ovlaštenih distributera. Premium pozicija, male količine po varijanti, visoke marže — poslovni model koji živi od precizne zalihe i čiste distribucije.

Kad smo započeli s I-CLIP-om, tehnička slika izgledala je ovako: Shopware 5 kao online trgovina, stariji program za skladište, Excel za međunarodnu distribuciju, odvojena baza za kontrolu sive zone i računovodstvo kod poreznog savjetnika. Pet otoka, bez zajedničkog modela podataka. Narudžbe su se izvozile iz trgovine u Excel, ručno upisivale u skladišni program i krajem mjeseca ručno usklađivale s računovodstvom.

Problem nije bio u tome da nije radilo. Radilo je — ali po cijeni da je jedna osoba u biti puno radno vrijeme prebacivala podatke između sustava. A Shopware 5 se približavao službenom kraju životnog ciklusa: bez sigurnosnih zakrpa, sa sve više nekompatibilnih dodataka, a nadogradnja na Shopware 6 koštala bi gotovo jednako kao migracija na novu platformu.

Discovery & blueprint

Krenuli smo s dvodnevnom discovery radionicom na licu mjesta — prodaja, skladište, računovodstvo i uprava za istim stolom. Tri uvida iz ta dva dana oblikovala su cijelu arhitekturu:

1. Izvor istine mora biti ERP, ne trgovina. Zalihe, cijene, uvjeti, podaci o kupcima — sve u ERP-u, sve ostalo povlači odande. Ako je trgovina vodeći izvor podataka, svaka pogreška se umnožava kroz sve kanale.
2. DACH srednje tržište treba DACH softver. weclapp je razvijen u Karlsruheu, ima nativni DATEV pristup, te poznaje B2B veleprodaju, upravljanje uvjetima i logiku više skladišta — točno ono što je I-CLIP trebao za međunarodnu distribuciju.
3. Siva zona je vlastiti problem. Prodani artikl mora biti sljediv natrag do narudžbe — ali tijek rada ne smije značiti dodatni posao za otpremu. Rješenje je moralo biti minimalno invazivno.

Rezultat je bio blueprint s tri jasna gradivna bloka: weclapp kao ERP kičma, Shopify kao novi izlog s potpunim prijenosom SEO-a iz Shopwarea 5, i tanki konektor prema bazi sive zone koji pri otpremi automatski spari etiketu s narudžbom.

Implementacija

ERP uvođenje teklo je u tri faze tijekom šesnaest tjedana. Faza 1 bila je migracija matičnih podataka: artikli, kupci, dobavljači, otvorene narudžbe, povijesne zalihe. Izvezli smo podatke iz skladišnog programa, uskladili s aktualnim zalihama i čisto uvezli u weclapp — s jasnim mapiranjem starih u nove brojeve artikala.

Faza 2 bila je postavljanje procesa u samom weclappu: prijem narudžbi, izvršenje, otprema, fakturiranje, DATEV predaja. Modelirali smo međunarodnu distribuciju s lancima uvjeta, logikom više skladišta i poreznim stopama po zemljama. Edukacija je tekla paralelno — svaka uloga (prodaja, skladište, računovodstvo) dobila je vlastitu dvosatnu sesiju s onim sustavom koji će zaista koristiti.

Faza 3 bila je Shopify i konektor sive zone. Migracija trgovine tekla je iza kulisa: instalacija Shopifyja, izgradnja teme, sinkronizacija proizvoda s weclappom putem REST API-ja, redirect mapa sa starih Shopware URL-ova na nove Shopify URL-ove (za SEO prijenos — najvažnija pojedinačna tehnička mjera cijele migracije), i konačno prebacivanje u rad tijekom vikenda.

Konektor sive zone namjerno je malen: sluša otpremni događaj u weclappu, uzima broj etikete i narudžbu, oboje upisuje u bazu sive zone. Ništa više. Bez UI-a, bez izvještaja, bez dodatnih tijekova rada — baza je već postojala, sad se samo automatski puni umjesto ručno.

Rezultat

Danas I-CLIP ima jednu jedinu istinu za sve zalihe i narudžbe — neovisno o tome je li artikl prodan kroz trgovinu, distributera ili izravno B2B. Dvostruko unošenje je ukinuto. Osoba koja je prije u puno radno vrijeme prebacivala podatke između sustava danas ima vrijeme za poslove kojima se zaista treba baviti. A SEO prijenos bio je toliko potpun da se organska pozicioniranja nakon migracije trgovine nisu urušila — što je u replatforming projektima ove veličine iznimka.

Što nam se posebno sviđa kod ovog slučaja: nije to projekt s velikim ulozima. Nismo transformirali I-CLIP-ov poslovni model — marka je vrlo precizno znala što je i što treba. Čisto smo postavili temelje, ukinuli otoke i pitanje sive zone riješili najmanjim mogućim zahvatom. To je vrsta arhitektonskog rada za koji smo mi tu.