Zoho Suite Setup – professionellschnellsicherindividuellerfolgreich
Von der Planung bis zum Go-Live: Wir richten Ihre Zoho Suite (CRM, Books, Inventory, Desk) präzise nach Ihren Geschäftsprozessen ein. Alle Apps konfiguriert, Workflows automatisiert, Daten migriert, Team geschult. In 2-4 Wochen produktiv – ohne Chaos.
Warum Sie uns mit Ihrem Zoho Setup beauftragen sollten
Zoho selbst einrichten kostet Wochen und endet oft in Frustration. Wir machen es richtig – von Anfang an.
Schneller produktiv
DIY-Setup dauert 2-3 Monate und wird oft nie fertig. Mit uns sind Sie in 3-4 Wochen produktiv. Wir kennen alle Zoho-Apps, Best Practices und Fallstricke. Ihr Team kann sich auf die Arbeit konzentrieren statt auf Zoho-Konfiguration.
Richtig gemacht – ohne Fehler
Falsche Konfiguration führt zu Problemen, die später schwer zu beheben sind. Wir richten alles nach Best Practice ein: Berechtigungen, Workflows, E-Mail-Integration, Datenstruktur. DSGVO-konform und sicher. Keine späteren Umbauten nötig.
Team-Schulung inklusive
Zoho-Dokumentation ist umfangreich aber komplex. Wir schulen Ihr Team praxisnah: Live-Sessions, Video-Tutorials, Arbeitsanweisungen. Jeder weiß genau, wie er Zoho für seine Aufgaben nutzt. Helpdesk-Support auch nach Go-Live verfügbar.
So läuft Ihr Zoho Setup mit uns ab
In 4 strukturierten Phasen zur produktiven Zoho-Nutzung
Phase 1
Bedarfsanalyse & Konzeption
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und definieren, welche Zoho-Apps Sie benötigen und wie sie konfiguriert werden. Welche Workflows automatisieren? Welche Integrationen zu bestehenden Systemen? Welche Daten migrieren? Wir erstellen ein detailliertes Setup-Konzept mit klarem Zeitplan.
Prozess-Workshops
Gemeinsame Analyse Ihrer Abläufe
Wir verstehen Ihre aktuellen Prozesse im Detail und identifizieren Optimierungspotenziale für die Zoho-Integration.
Setup-Konzept
Detaillierte Dokumentation & Zeitplan
Ein klares Konzept mit allen Zoho-Apps, Workflows und Integrationen, die Sie benötigen werden.
Anforderungsanalyse
Präzise Definition Ihrer Bedürfnisse
Welche Features brauchen Sie wirklich? Welche Automatisierungen sparen die meiste Zeit?
Zeitplanung
Realistische Meilensteine & Termine
Transparente Zeitplanung für jede Phase, damit Sie wissen, wann Ihr System produktiv geht.
Phase 1
Phase 2
Konfiguration & Customizing
Wir richten alle Zoho-Apps ein: Felder anpassen, Module konfigurieren, Workflows erstellen, E-Mail-Vorlagen designen, Berichte und Dashboards bauen, Berechtigungen setzen. Alles nach Best Practice und Ihren Anforderungen. Zoho Creator für individuelle Apps falls nötig. DSGVO-konform in EU-Cloud.
Workflow-Automatisierung
Automatische E-Mails, Aufgaben-Zuweisungen, Status-Updates und mehr. Ihre Team-Mitglieder konzentrieren sich auf wichtige Arbeit.
Custom Dashboards
Individuelle Berichte und KPI-Dashboards für jeden Benutzer. Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen.
Phase 2
Phase 3
Datenmigration & Integration
Wir importieren Ihre Daten aus Excel, alten Systemen oder Cloud-Diensten. Kunden, Produkte, Aufträge, Rechnungen – alles wird sauber migriert. Duplikate werden bereinigt, Datenqualität geprüft. Integrationen zu anderen Systemen (ERP, Webshop, E-Mail) werden eingerichtet und getestet.
Kundendaten-Import aus alten CRM-Systemen
Vollständige Migration aller Kontakte, Accounts und Interaktionshistorie.
Produktkatalog mit Preisen & Bildern
Strukturierter Import aller Produkte inklusive Varianten und Preislisten.
Historische Aufträge & Rechnungen
Archiv-Migration für vollständige Transparenz über vergangene Geschäftsvorfälle.
E-Mail-Integration (Gmail, Outlook)
Bidirektionale Synchronisation aller E-Mails mit automatischer Zuordnung zu Kontakten.
Webshop-Anbindung mit Echtzeit-Sync
Automatischer Datenabgleich zwischen Online-Shop und Zoho für nahtlose Prozesse.
Phase 3
Phase 4
Schulung, Testing & Go-Live
Ihr Team wird umfassend geschult: Admin-Training für IT, User-Training für Fachabteilungen, Video-Tutorials zum Nachschlagen. Parallel testen wir alle Prozesse gemeinsam. Feedback wird umgesetzt. Dann: Go-Live mit intensiver Begleitung in den ersten Wochen. Support-Hotline verfügbar.
Team-Schulungen
Live-Sessions für alle Abteilungen
Praxisnahe Trainings, damit jeder Mitarbeiter sofort produktiv arbeiten kann.
Video-Tutorials
Zum Nachschlagen & Onboarding
Umfassende Video-Bibliothek für selbstständiges Lernen und neue Mitarbeiter.
Go-Live Support
Begleitung in ersten Wochen
Dedicated Support-Hotline für schnelle Hilfe bei Fragen während der Einführungsphase.
Phase 4
Unsere Zoho-Setup-Services im Detail
Was Sie von uns erwarten können – transparente Leistungen
1Zoho CRM Setup
- Verkaufs-Pipeline (Sales Pipeline) nach Ihrem Prozess konfiguriert
- Lead-Scoring (Interessenten-Bewertung) für Priorisierung
- E-Mail-Integration (Gmail, Outlook) mit automatischer Zuordnung
- Automatische Workflows für Follow-ups (Nachfassaktionen) und Erinnerungen
- Kundendaten-Migration aus Ihrem alten System
2Zoho Books Setup
- Kontenrahmen nach deutschem Standard (SKR03/SKR04)
- Angebots- und Rechnungsvorlagen mit Ihrem Corporate Design
- DATEV-Export für Steuerberater eingerichtet
- Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnläufe
- Bank-Feed-Integration für automatischen Kontoabgleich
3Zoho Inventory Setup
- Produktkatalog-Import mit Kategorien, Preisen, Bildern
- Lager-Standorte und Zonen konfiguriert
- Automatische Nachbestellungen bei Mindestbestand
- Webshop-Integration (WooCommerce, Shopify) für Echtzeit-Bestände
- Versanddienstleister-Anbindung (DHL, UPS, Hermes)
4Zoho Desk Setup
- E-Mail-zu-Ticket Automatisierung (Support-E-Mails werden zu Tickets)
- Ticket-Kategorien, Prioritäten und SLAs (Service-Level-Vereinbarungen)
- Wissensdatenbank für Self-Service (Kunden finden selbst Antworten)
- Live-Chat-Integration für Website
- Automatische Ticket-Zuweisung nach Verfügbarkeit und Fachgebiet
Praxisbeispiel: Wie ein Großhändler mit Zoho durchstartete
Von veralteten Insellösungen zur integrierten Zoho Suite
Unternehmen
Technischer Großhandel mit 45 Mitarbeitern, 12 Mio. € Jahresumsatz, 2 Standorte in Deutschland, 5.000+ Produkte, 800+ B2B-Kunden
Ausgangssituation
Das Unternehmen arbeitete mit verschiedenen, nicht verbundenen Systemen: Excel für Kundenverwaltung, ein altes Warenwirtschaftssystem ohne Cloud-Zugriff, DATEV für Buchhaltung, E-Mails für Support-Anfragen. Kein System sprach mit dem anderen. Vertrieb wusste nicht, was Lager hat. Buchhaltung musste alles manuell aus dem Warenwirtschaftssystem abtippen. Support hatte keine Kundenhistorie. Bei Kundenanfragen mussten 3 Systeme durchsucht werden. Prozesse dauerten ewig, Fehlerquote war hoch, Kunden waren unzufrieden.
Unsere Lösung
Wir implementierten die Zoho Suite als zentrale Plattform: Zoho CRM für Vertrieb und Kundenverwaltung, Zoho Inventory für Lagerverwaltung und Bestellwesen, Zoho Books für Buchhaltung (DATEV-Export für Steuerberater), Zoho Desk für strukturierten Support. Alle Apps vollständig integriert – Daten fließen automatisch. Komplette Migration aller 800 Kunden, 5.000 Produkte und historischen Aufträge. Workflows automatisiert: Bestellung im CRM → automatisch Lagerreservierung → Rechnung erstellt → Support hat volle Kundenhistorie. E-Mail-Integration, sodass alle Kundenkommunikation automatisch im CRM landet. Webshop-Anbindung für B2B-Kunden mit Echtzeit-Beständen. 2 Tage intensive Team-Schulung (Vertrieb, Lager, Buchhaltung, Support). Implementierung in 8 Wochen.
Ergebnisse nach 6 Monaten
Das Unternehmen arbeitet jetzt mit einer einzigen, integrierten Plattform. Auftragserfassung 60% schneller (keine manuelle Dateneingabe mehr). Fehlerquote von 8% auf unter 1% gesunken (keine Abschreib-Fehler). Vertrieb sieht in Echtzeit Lagerbestände und kann sofort Liefertermine zusagen. Buchhaltung spart 12 Stunden pro Woche (Rechnungen automatisch aus Zoho Books, DATEV-Export mit Klick). Support-Tickets werden in 24 Stunden statt 3 Tagen bearbeitet (alle Infos an einem Ort). Kundenzufriedenheit von 3,2 auf 4,6 Sterne gestiegen. B2B-Webshop generiert 35% Mehrumsatz (Kunden bestellen selbst 24/7). Team ist begeistert – arbeitet effizienter und entspannter. ROI nach 11 Monaten. Geschäftsführer: "Wir hätten nie gedacht, dass Prozesse so einfach sein können. Zoho mit Mate iT war die beste Investition der letzten 10 Jahre."
Ergänzende Zoho-Apps für spezielle Anforderungen
Je nach Ihren Bedürfnissen richten wir weitere Zoho-Apps ein
Zoho Projects
Projektmanagement mit Aufgaben, Zeiterfassung, Gantt-Charts. Ideal für Agenturen und Dienstleister.
Zoho Campaigns
E-Mail-Marketing mit Automation, Newsletter, Kampagnen-Tracking. Direkt mit CRM verbunden.
Zoho People
HR-Management für Mitarbeiter, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Onboarding-Prozesse.
Zoho Creator
Low-Code Platform für individuelle Business-Apps. Wir entwickeln Custom-Lösungen für Ihre Spezialanforderungen.
Zoho Analytics
Business Intelligence mit Dashboards, Reports, KPIs. Daten aus allen Zoho-Apps zusammengeführt.
Zoho Sign
Digitale Signaturen für Verträge, Angebote, Dokumente. Rechtssicher und DSGVO-konform.
Häufig gestellte Fragen zum Zoho Setup
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