weclapp ERP Setup – cloudbasiertskalierbarschnellzukunftssicherintegriert
Von der Planung bis zum Go-Live: Wir richten Ihr weclapp Cloud-ERP (Warenwirtschaft, CRM, E-Commerce, Produktion) präzise nach Ihren Geschäftsprozessen ein. Alle Module konfiguriert, Workflows automatisiert, Webshop integriert, Daten migriert, Team geschult. In 2-3 Wochen produktiv – ohne IT-Chaos.
Warum Sie uns mit Ihrem weclapp Setup beauftragen sollten
weclapp selbst einrichten kostet Wochen und führt oft zu Fehlkonfigurationen. Wir machen es richtig – von Anfang an.
Schneller live – ohne Umwege
DIY-Setup dauert Monate und wird oft nie fertig. Mit uns sind Sie in 2-3 Wochen produktiv. Wir kennen alle weclapp-Module, Best Practices und typische Stolpersteine. Ihr Team kann sich auf die Arbeit konzentrieren statt auf ERP-Konfiguration und YouTube-Tutorials.
Richtig konfiguriert – ohne teure Fehler
Falsche Konfiguration führt zu Problemen, die später schwer zu beheben sind. Wir richten alles nach Best Practice ein: Berechtigungen, Workflows, Artikelstammdaten, Lagerstruktur, Webshop-Anbindung. DSGVO-konform und GoBD-gerecht. Keine späteren Umbauten nötig. Sie sparen Zeit und Geld.
Schulung & Support inklusive
weclapp-Handbuch ist umfangreich aber komplex. Wir schulen Ihr Team praxisnah und abteilungsspezifisch: Vertrieb nutzt CRM, Lager bucht Bestände, Buchhaltung erstellt Rechnungen. Live-Sessions, Video-Tutorials, Arbeitsanweisungen. Helpdesk-Support auch nach Go-Live verfügbar.
So läuft Ihr weclapp Setup mit uns ab
In 4 strukturierten Phasen zur produktiven weclapp-Nutzung
Phase 1
Bedarfsanalyse & Konzeption
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse im Detail: Welche weclapp-Module benötigen Sie? Wie sind Ihre Abläufe in Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Buchhaltung? Welche Automatisierungen sparen die meiste Zeit? Welche Integrationen zu Webshop, Marktplätzen, Versanddienstleistern? Welche Daten migrieren? Wir erstellen ein detailliertes Setup-Konzept mit Modulübersicht, Workflow-Diagrammen und klarem Zeitplan.
Prozess-Workshops
Gemeinsame Analyse Ihrer Abläufe
Wir verstehen Ihre aktuellen Prozesse im Detail und identifizieren Optimierungspotenziale für die weclapp-Integration.
Setup-Konzept
Detaillierte Dokumentation & Zeitplan
Ein klares Konzept mit allen weclapp-Modulen, Workflows und Integrationen, die Sie benötigen werden.
Anforderungsanalyse
Präzise Definition Ihrer Bedürfnisse
Welche Features brauchen Sie wirklich? Welche Automatisierungen sparen die meiste Zeit?
Zeitplanung
Realistische Meilensteine & Termine
Transparente Zeitplanung für jede Phase, damit Sie wissen, wann Ihr System produktiv geht.
Phase 1
Phase 2
Konfiguration & Customizing
Wir richten alle weclapp-Module ein: Artikelstammdaten anlegen, Lager-Standorte konfigurieren, Preislisten erstellen, Verkaufs-Pipeline aufbauen, Workflows automatisieren (automatische Bestellungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Status-Updates), Berechtigungen nach Abteilungen setzen, Berichte und Dashboards bauen, E-Mail-Vorlagen designen, Dokumentenvorlagen (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine) mit Ihrem Corporate Design. Alles nach Best Practice und branchenspezifisch optimiert.
Workflow-Automatisierung
Automatische Bestellvorschläge bei Mindestbestand, E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Aufträgen, Status-Updates für Kunden. Manuelle Arbeit wird minimiert.
Custom Dashboards
Individuelle KPI-Dashboards für Geschäftsführung, Vertrieb, Einkauf und Lager. Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen.
Phase 2
Phase 3
Datenmigration & Integration
Wir importieren Ihre kompletten Daten aus Excel, alten Warenwirtschaftssystemen, Access-Datenbanken oder anderen ERP-Systemen. Kunden mit Ansprechpartnern und Historie, Artikel mit Preisen, Bildern und Stücklisten, Lieferanten mit Konditionen, historische Aufträge und Rechnungen – alles wird strukturiert migriert. Duplikate werden bereinigt, Datenqualität geprüft. Integrationen zu Webshop (WooCommerce, Shopify), Marktplätzen (Amazon, eBay), Versanddienstleistern (DHL, DPD, UPS) und DATEV werden eingerichtet und getestet.
Kundendaten-Import aus alten Systemen
Vollständige Migration aller Kunden, Ansprechpartner, Adressen und Interaktionshistorie mit Datenbereinigung.
Artikelstamm mit Preisen, Bildern & Stücklisten
Strukturierter Import aller Artikel inklusive Varianten, kundenspezifischen Preislisten und Produktionsrezepten.
Historische Aufträge & Rechnungen
Vollständige Archiv-Migration für lückenlose Transparenz über vergangene Geschäftsvorfälle und Kundenhistorie.
Webshop-Integration mit Echtzeit-Sync
Bidirektionale Anbindung von WooCommerce, Shopify oder Magento: Bestellungen fließen automatisch ins ERP, Lagerbestände werden in Echtzeit synchronisiert.
Versanddienstleister-Anbindung automatisiert
Automatische Label-Erstellung für DHL, DPD, UPS, Hermes direkt aus weclapp mit Tracking-Benachrichtigungen für Kunden.
Phase 3
Phase 4
Schulung, Testing & Go-Live
Ihr Team wird umfassend und abteilungsspezifisch geschult: Vertrieb lernt CRM und Angebotserstellung, Lager bucht Warenein- und -ausgänge, Einkauf erstellt Bestellungen, Buchhaltung exportiert zu DATEV. Admin-Training für IT-Verantwortliche, User-Training für Fachabteilungen, Video-Tutorials zum Nachschlagen. Parallel testen wir alle Prozesse gemeinsam im Testsystem. Feedback wird sofort umgesetzt. Dann: Go-Live mit intensiver Begleitung in den ersten Wochen. Support-Hotline und Ticket-System verfügbar.
Team-Schulungen
Abteilungsspezifische Live-Sessions
Praxisnahe Trainings vor Ort oder online, damit jeder Mitarbeiter sofort produktiv arbeiten kann.
Video-Tutorials
Zum Nachschlagen & Onboarding
Umfassende Video-Bibliothek für selbstständiges Lernen und schnelles Onboarding neuer Mitarbeiter.
Go-Live Support
Intensive Begleitung nach Start
Dedicated Support-Hotline und Ticket-System für schnelle Hilfe bei Fragen während der Einführungsphase.
Phase 4
Unsere weclapp-Setup-Services im Detail
Was Sie von uns erwarten können – transparente Leistungen
1CRM & Vertrieb Setup
- Verkaufs-Pipeline (Lead bis Abschluss) nach Ihrem Prozess
- Angebots- und Auftragsmanagement mit Vorlagen
- E-Mail-Integration (Outlook, Gmail) mit automatischer Zuordnung
- Automatische Workflows für Follow-ups und Erinnerungen
- Kundendaten-Migration aus Ihrem alten CRM/System
2Warenwirtschaft & Lager Setup
- Artikelstamm-Import mit Preisen, Bildern, Kategorien, Varianten
- Lager-Standorte, Zonen und Lagerplätze strukturiert anlegen
- Automatische Nachbestellungen bei Mindestbestand (Bestellpunkt)
- Chargen- und Seriennummern-Verwaltung (falls benötigt)
- Inventur-Prozesse und Bestandsberichte einrichten
3E-Commerce & Multichannel Setup
- Webshop-Anbindung (Shopify, WooCommerce, Magento, JTL)
- Marktplatz-Integration (Amazon, eBay, Kaufland) mit Echtzeit-Sync
- Automatische Auftragsimport und Bestandssynchronisation
- Versanddienstleister-Anbindung (DHL, DPD, UPS, Hermes, GLS)
- Automatische Label-Erstellung und Tracking-Benachrichtigungen
4Buchhaltung & Finanzen Setup
- DATEV-Export für nahtlose Steuerberater-Übergabe eingerichtet
- Rechnungs- und Angebotsvorlagen mit Ihrem Corporate Design
- Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnläufe nach Zahlungsziel
- Zahlungsanbieter-Integration (Stripe, PayPal, Klarna, SEPA)
- GoBD-konforme Archivierung und Belegverwaltung
Praxisbeispiel: Wie ein Hersteller mit weclapp durchstartete
Von Excel-Chaos und Insellösungen zur integrierten Cloud-ERP-Lösung
Unternehmen
Mittelständischer Hersteller von Industriekomponenten mit 60 Mitarbeitern, 8 Mio. € Jahresumsatz, Produktion und Lager in Deutschland, 600+ B2B-Kunden, eigener B2B-Webshop, Verkauf über Außendienst und Online-Kanäle
Ausgangssituation
Das Unternehmen arbeitete mit verschiedenen, nicht verbundenen Systemen: Excel für Angebote und Kundenverwaltung, alte Access-Datenbank für Artikelstamm, manuelle Lagerbuchführung auf Zetteln und in Excel, Webshop ohne ERP-Anbindung (Bestellungen mussten manuell übertragen werden), DATEV nur für Finanzbuchhaltung beim Steuerberater. Kein System kommunizierte mit dem anderen. Vertrieb wusste nicht, was auf Lager ist. Produktion hatte keine Übersicht über offene Aufträge. Versand musste täglich Labels manuell erstellen. Bei Kundenanfragen mussten 4 verschiedene Dateien durchsucht werden. Prozesse dauerten ewig, Fehlerquote lag bei 12%, Lieferzeiten waren unzuverlässig, Kunden waren unzufrieden, Wachstum war blockiert.
Unsere Lösung
Wir implementierten weclapp als zentrale Cloud-ERP-Plattform: weclapp CRM für Vertrieb und Kundenverwaltung mit kompletter Historie, weclapp Warenwirtschaft für Lagerverwaltung mit Echtzeit-Beständen, weclapp Produktion für Fertigungsaufträge mit Stücklisten und Produktionsplanung, weclapp Versand mit automatischer Label-Erstellung (DHL, DPD), weclapp Buchhaltung mit DATEV-Export für Steuerberater. Alle Module vollständig integriert – Daten fließen automatisch. Komplette Migration aller 600 Kunden, 2.000 Artikel mit Stücklisten, historischen Aufträge und Bestandsdaten. B2B-Webshop (WooCommerce) angebunden mit Echtzeit-Synchronisation: Bestellungen fließen automatisch ins ERP, Lagerbestände werden live aktualisiert, kundenspezifische Preise werden ausgespielt. Workflows automatisiert: Bestellung im Shop → automatisch Produktionsauftrag → automatisch Versandlabel → Kunde erhält Tracking. E-Mail-Integration, sodass alle Kundenkommunikation im CRM landet. 3 Tage intensive Schulung (Vertrieb, Produktion, Lager, Buchhaltung getrennt). Implementierung in 6 Wochen mit Paralleltest-Phase.
Ergebnisse nach 6 Monaten
Das Unternehmen arbeitet jetzt mit einer einzigen, integrierten Cloud-Plattform. Auftragsabwicklung 70% schneller (keine manuelle Dateneingabe mehr, alles fließt automatisch). Fehlerquote von 12% auf unter 2% gesunken (keine Abschreib- und Übertragungsfehler). Vertrieb hat in Echtzeit Überblick über Lagerbestände und kann sofort Liefertermine zusagen. Produktion arbeitet nach klarem Plan mit automatischen Fertigungsaufträgen. Versand erstellt täglich 50+ Labels mit 2 Klicks statt manuell 2 Stunden. Buchhaltung exportiert Belege mit einem Klick zu DATEV. Kundenzufriedenheit von 3,0 auf 4,7 Sterne gestiegen (pünktliche Lieferung, schnelle Auskunft). B2B-Webshop generiert 40% Mehrumsatz (Kunden bestellen selbst rund um die Uhr, sehen Echtzeit-Bestände). Lagerbestand optimiert: 20% weniger Kapitalbindung durch bessere Disposition. Team ist begeistert – arbeitet effizienter, weniger Stress, moderne Tools. ROI nach 9 Monaten erreicht. Geschäftsführer: "weclapp hat unser Unternehmen auf ein neues Level gehoben. Wir können jetzt wachsen, ohne im Chaos zu versinken. Die Investition mit Mate iT war die beste Entscheidung seit Jahren."
Erweiterte weclapp-Module für spezielle Anforderungen
Je nach Ihren Bedürfnissen richten wir weitere weclapp-Erweiterungen ein
weclapp Produktion
Fertigungsaufträge, Stücklisten, Produktionsplanung, Kapazitätsplanung. Ideal für produzierende Unternehmen.
weclapp Projekte
Projektmanagement mit Zeiterfassung, Aufgaben, Meilensteinen und Abrechnungen. Für projektbasierte Dienstleister.
weclapp Service
Ticket-System, Servicefälle, Garantieverwaltung, Techniker-Einsatzplanung. Für technischen Support und Wartung.
weclapp Reporting
Erweiterte Business Intelligence mit individuellen Dashboards, KPIs und Auswertungen über alle Module hinweg.
weclapp Mobile
Mobile Apps für iOS und Android: Außendienst, Lagerbuchungen und Zeiterfassung unterwegs nutzen.
Custom API-Integrationen
Individuelle Schnittstellen-Entwicklung für spezielle Drittsysteme, Legacy-Anwendungen oder Branchenlösungen.
Häufig gestellte Fragen zum weclapp Setup
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