weclapp + Shopify automatizacija fulfillmenta kod Haselherza

Početna situacija

Haselherz je D2C marka u premium prehrambenom segmentu — mali, kurirani asortimani, kvalitetno proizvedeni, s vjernom bazom kupaca koja se prepušta vodstvu marke. Rast kod Haselherza ne dolazi od masovnog marketinga, nego od dosljedne kvalitete i stope ponovne kupnje — što znači: volumen narudžbi raste polako ali stabilno, a u posebnim prilikama (sezone, kampanje) pojavljuju se stvarni vrhunci.

Kad smo započeli s Haselherzom, fulfillment je tekao ovako: narudžba je dolazila u Shopify trgovinu, ručno je označavana na popisu, netko je provjeravao plaćanje, ispisivao naljepnicu za dostavu putem DHL portala, vraćao otpremu u trgovinu, a račun je krajem dana ručno izrađivan. Pet koraka, svaki ručno vođen, svaki podložan greškama ili zaboravu.

U prošlosti je to funkcioniralo jer su brojevi narudžbi bili mali. Ali s rastom je postalo jasno: svaki dodatni porast narudžbi značio je ili više osoblja — ili stvarnu automatizaciju. Osoblje u D2C prehrambenom tržištu je skupo i teško ga je naći, pa je odgovor bio jasan.

Discovery & arhitektura

Discovery je bio kratak jer je slika bila nedvosmislena. Tri odluke su oblikovale postavljanje:

1. weclapp kao ERP okosnica, ne trgovina. Zalihe, nabava i fakturiranje pripadaju u ERP — trgovina je samo prodajno sučelje. To je ista arhitektonska odluka kao kod I-CLIP-a i Excasea, i u D2C-u je posebno važna: prodaja preko više kanala (trgovina + tržnice + izravna prodaja) treba središnju zalihu.
2. Zadržati Shopify kao etabliranu trgovinu. Haselherz je već imao etabliranu Shopify prisutnost s dobrim SEO-om i vjernom bazom kupaca — replatforming bi bio skup bez jasne koristi. Shopify prilagodbe ostaju u upotrebi, weclapp dolazi kao ERP sloj iza njih.
3. Automatizirati fulfillment od kraja do kraja. Svaki od pet ručnih koraka imao je automatizabilan put — spojili smo ih u jedan radni tijek koji teče od dolaska Shopify narudžbe do e-maila s praćenjem za kupca bez ikakvog ljudskog zahvata.

Implementacija

Krenuli smo s migracijom matičnih podataka u weclapp — artikli, dobavljači, uvjeti, podaci o zalihama. Kod Haselherza je to bilo razmjerno jednostavno: asortiman je pregledan, popis dobavljača jasan. Posao je bio u čistom modeliranju ambalažnih jedinica — proizvod se može prodavati u različitim veličinama, što utječe na zalihe, uvjete i otpremne težine.

U drugom koraku izgradili smo most Shopify ↔ weclapp. Dolazne narudžbe putem webhooka guraju se u weclapp, ondje se kreiraju kao nalog i ulaze u red za otpremu. Sinkronizacija zaliha teče u oba smjera: weclapp je master za zalihe, svaka prodaja odmah smanjuje Shopify stanje skladišta, svako ulazno primanje robe ga povećava.

Stvarna poluga bila je automatizacija otpreme. Kad je plaćanje provjereno (to obavlja sam Shopify), weclapp pokreće lanac: generiranje naljepnice za dostavu putem DHL API-ja, upisivanje broja praćenja natrag u Shopify nalog, slanje e-maila s praćenjem kupcu, izrada računa i postavljanje za DATEV sučelje. Analogno s DPD-om. Jedna konfiguracija, više pružatelja dostave.

Posebne slučajeve smo izričito izdvojili: narudžbe iznad praga (anti-prijevara), inozemna otprema s carinskom prijavom, povrati — sva tri završavaju u odvojenim radnim tijekovima koji trebaju ljudski zahvat. Bitno: zadani put je potpuno automatski, ručni put je iznimka, ne pravilo.

Rezultat

Danas narudžbe od Shopify primitka do potvrde otpreme teku potpuno automatski. Pet ručnih koraka svedeno je na nulu. Direktorica u weclappu svaki dan vidi otvorene naloge, zalihe i likvidnost — na pogled, bez slaganja iz tri sustava.

Rast Haselherza nakon uvođenja je nastavljen — a operativni tim nije narastao. Rezerva za skaliranje je tu: trenutni setup bi izdržao 10-strukim porastom narudžbi bez da netko mora išta temeljno mijenjati. Točno to je smisao ERP arhitekture — ona ne treba prikazivati današnji volumen, nego mogući.