weclapp postavka i sinkronizacija trgovine kod Excasea

Početna situacija

Excase je etablirani B2B dobavljač u industrijskom sektoru s vlastitom online trgovinom. Klasični setup za srednje poduzeće: izrasli posao, etablirana baza kupaca, asortiman koji je tijekom godina postao širi. Trgovina se dokazala kao prodajni kanal — ali backend iza trgovine nije pratio rast.

Konkretno je to značilo: trgovina je imala vlastiti sustav zaliha jer je to prvotno bilo najjednostavnije rješenje. Skladišni sustav (stariji program za zalihe) imao je svoj vlastiti sustav zaliha. Oba sustava ručno su se sinkronizirala — netko je redovito provjeravao slažu li se brojke i ispravljao razlike. Sa svakom narudžbom dodatno su se ručno održavala ažuriranja statusa u oba sustava.

Problem: dvostruko održavanje nije samo skupo, nego i nepouzdano. Podaci redovito odlaze u stranu, posebice u vrhuncima ili kad se netko razboli. U B2B-u je krivo prikazana zaliha skuplja nego u B2C-u — kad industrijski kupac dobije potvrdu narudžbe, a artikl zapravo nije isporučiv, to košta povjerenje.

Discovery & arhitektura

Discovery radionica bila je klasičan „svjetski kvadrat” termin: prodaja, skladište, računovodstvo, uprava. Glavno pitanje nije bilo „trebamo li novi ERP?” — to je bilo jasno otprije — nego „kako ga uvesti, a da ne ugrozimo redovan rad?”.

Tri arhitektonske odluke oblikovale su postavljanje:

1. weclapp postaje vodeći izvor. Zalihe, uvjeti, podaci o kupcima žive u ERP-u. Trgovina je potrošač podataka, ne proizvođač. Time je pitanje „koji je sustav u pravu?” zauvijek odgovoreno.
2. Sinkronizacija u realnom vremenu, ne batch. Umjesto da trgovinu noću učitavamo zalihama (što kod dnevnog rada dovodi do nedosljednosti), sinkronizacija teče u oba smjera putem webhookova. Narudžba, ulaz robe, povrat — sve se unutar nekoliko sekundi zrcali u oba sustava.
3. Provjera dosljednosti kao sigurnosna mreža. Webhookovima ne vjerujemo slijepo — izgubljeni webhook bi stvorio drift podataka koji bi tek nakon tjedana mogao isplivati. Satno usklađivanje izjednačava oba sustava i prijavljuje razlike.

Implementacija

Faza 1 bila je migracija matičnih podataka: artikli, stanja zaliha, kupci, otvorene narudžbe, uvjeti. Kod Excasea je posebnu pažnju zahtijevalo modeliranje B2B uvjeta — veleprodajni kupci dobivaju različite cjenovne razrede, posebne uvjete, individualne rokove plaćanja. Tu logiku smo čisto modelirali u weclappu, tako da svaki djelatnik prodaje vidi ispravne uvjete bez da mora pitati.

Faza 2 bila je integracija trgovine. Dolazne narudžbe preko API-ja trgovine preuzimaju se u weclapp — automatski se kreiraju kao nalozi, dodjeljuju pravom kupcu, ulaze u red za otpremu. Promjene zaliha u weclappu sinkroniziraju se u realnom vremenu natrag u trgovinu. Povrati se kroz odvojen tijek rada knjiže natrag: ulaz robe u weclappu → povećanje zalihe → sinkronizacija prema trgovini.

Faza 3 bilo je računovodstvo. S weclappom kao središnjim ERP-om DATEV predaja teče izravno — računi se automatski generiraju, izvoze u DATEV formatu, porezni savjetnik dobiva čisti tok podataka. Prije je to bilo ručno mjesečno usklađivanje; sad teče dnevno.

Edukacija je bila intenzivna jer tim u dnevnom radu mora raditi s ERP-om. Po ulozi (prodaja, skladište, računovodstvo) ponudili smo dvije sesije — prvu izravno prije go-livea, drugu dva tjedna poslije za detaljna pitanja. Nakon druge sesije bilo je jasno: sustav radi, tim ga ima u rukama, daljnja edukacija bila bi over-engineering.

Rezultat

Danas je dvostruko održavanje kod Excasea ukinuto. Narudžba se unosi jednom i prolazi — skladište, otprema, fakturiranje, DATEV. Zalihe su identične u trgovini i ERP-u, provjera dosljednosti već mjesecima ne prijavljuje razlike. Prodajni tim za svakog kupca jednim klikom vidi ispravne uvjete i aktualnu zalihu.

Što nam se kod ovog slučaja sviđa: nema senzacije. Nije bilo novog poslovnog modela, ni spektakularne inovacije — Excase je želio čisto pokrenut ERP koji konačno povezuje trgovinu i upravljanje robom. To smo isporučili. Arhitektura koja jednostavno radi je najnespektakularniji i istovremeno najkorisniji oblik IT rada.